FORGOT YOUR DETAILS?

Подготовка к организации масштабной презентации

by / Monday, 05 December 2011 / Published in Подготовка

Форма проведения масштабной акции: семплинг, дегустация, розыгрыш призов, демонстрация товара, и т.д., выбирается исходя из особенностей продвигаемого товара.

Например, для рекламы продуктов питания очень эффективно проведение дегустаций. При проведении презентаций товаров непродовольственной группы в зависимости от вида продукции возможно проведение демонстрации товара, семплинга, розыгрыша призов и т.д.

Весь процесс подготовки и проведения рекламных акций можно условно разбить на несколько этапов:

  1. Постановка задачи
  2. Определение целевой аудитории
  3. Расчет затрат на проведение презентации
  4. Составление плана проведения презентации
  5. Заказ оборудования, одежды для персонала, участвующего в презентации, и рекламных материалов
  6. Выбор форм отчетности на период проведения презентации
  7. Подбор персонала
  8. Инструктаж персонала
  9. Проведение презентации
  10. Анализ результатов

Для начала необходимо выяснить, какая конкретная задача ставится перед планируемыми презентациями. Это может быть внедрение на рынок нового товара, повышение известности торговой марки, стимулирование продаж, создание положительного имиджа фирмы и т.д. В зависимости от приоритета есть возможность сделать упор на какую-то из наиболее важных на данный момент задач.

Определение целевой аудитории

Для того, чтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан данный товар или услуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций. Соответственно определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу, посещаемые магазины и т.д. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые исследования, потому что ошибки на этом этапе способны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.

Расчет затрат на проведение презентации

Для расчета затрат на проведение презентаций необходимо определить время, в течение которого предполагается проводить сами мероприятия, количество персонала, участвующего в презентациях, количество расходного материала (образцы, рекламные буклеты, сувениры и т.д.) и дополнительные расходы (транспорт, реклама в СМИ, штендеры, фирменная одежда, столы и т.д.).

При определении количества персонала, участвующего в проведении презентации, необходимо исходить из количества точек, в которых они одновременно будут проходить. В одном месте одновременно должны работать два-три человека для того, чтобы справляться с наплывом клиентов, иметь возможность взаимной подмены друг друга во время презентации, транспортировки и установки рекламного оборудования и т.д.

Составление плана проведения

Определяя период проведения презентации, его желательно соотнести с планом размещения рекламы товара на телевидении, радио, в газетах, что позволит добиться наибольшей отдачи от проведенных мероприятий.

Перед началом презентации товара нужно иметь график с точными сроками, временем проведения, утвержденными местами. Если проведение презентаций планируется в супермаркетах, магазинах или около них, необходимо заранее согласовать с администрацией возможность и сроки, условия и форму проведения (обычно администрация охотно идет навстречу, т.к. это способствует известности магазина и увеличению прибыли).

Наиболее подходящим временем для проведения презентации в магазинах является период с 16.00 до 19.00. Именно в это время основная масса людей совершает вечерние покупки. Время проведения презентаций на открытом месте определяется в зависимости от дня недели, месторасположения, времени года и многих других факторов, которые учитываются в каждом конкретном случае.

Заказ оборудования, рекламной одежды и рекламных материалов

Форма для персонала

Во время подготовки к проведению презентаций необходимо позаботиться о внешнем виде промоутеров (от англ. promoting – продвигающий) для того, чтобы люди, проводящие презентацию Вашего товара, были видны издалека, чтобы на них обращали внимание и к ним подходили. Для этого желательно заранее заказать специальную одежду с логотипом торговой марки продукта, который в идеальном варианте желательно нанести на все используемое оборудование, и девизом, применяемым в рекламной кампании.

Важно подчеркнуть, что цвет формы должен быть ярким и сочным (поэтому чаще всего используется контрастные цвета), в то же время здесь необходимо учитывать и особенности цветового решения, установленного в рекламной кампании.

Обычно униформа промоутеров состоит из майки (или толстовки) и бейсболки. Но если презентации предполагается вести в течение длительного времени, имеет смысл заказать полный комплект одежды. Это позволит сделать Ваших промоутеров более заметными.

При проведении семплинга, когда для достижения наибольшей эффективности промоутеры должны постоянно перемещаться в оживленном месте, можно использовать рюкзачки для ношения семплов, которые позволят промоутерам реже возвращаться за новыми образцами и сделают более свободным их передвижение.

В целом заказ рекламной формы по силам даже небольшим фирмам, так как это недорогая и довольно распространенная услуга многих рекламных агентств. Вам обычно достаточно предложить логотип, слоган и выбрать цвет формы.

Если форма проведения презентации подразумевает также и оказание консультаций по товару, то для удобства общения с клиентом желательно использовать бэйджи.

Рекламные материалы

В ходе подготовки презентации необходимо заранее подготовить рекламную продукцию, которая поможет провести намеченные мероприятия с наибольшей эффективностью.

К ним можно отнести рекламные буклеты и листовки, отражающие всю информацию о товаре. В случае, если Вы являетесь оптовым поставщиком, Вам для стимулирования продаж в буклетах желательно указывать списки магазинов, в которых имеется данный товар. Кроме того, на основе буклета можно сделать различные варианты побуждения покупателя к совершению покупки, начиная от купонов на получение скидки и заканчивая лотереей.

Эффективность проведения презентации напрямую зависит от количества присутствовавших на ней людей, поэтому желательно еще в процессе подготовки к проведению презентации изготовить наглядные рекламные материалы. Это могут быть плакаты, штендеры, специальное оборудование. Их полезно использовать как до начала презентации, размещая в местах, где будут проходить презентации, листовки с анонсами предстоящих мероприятий, так и во время их проведения, устанавливая штендеры с рекламной информацией. Также хорошую помощь оказывают размещенные в месте проведения презентации всевозможные стенды, стойки, зонтики, флаги и т.д.

Выбор форм отчетности на период проведения презентации

Как и при любой другой деятельности, когда возникает необходимость тратить деньги, при проведении презентаций организуется учет. В зависимости от формы проведения презентации учитывается отработанное персоналом время, использованный расходный материал, количество обслуженных людей (что обычно определяется по использованному расходному материалу), количество проданного за время презентации товара и т.д. Для этого подготавливаются бланки отчетности, которые обычно охватывают определенный временной промежуток (день, неделю, месяц) и применяются для анализа презентаций как во время их проведения, так и после окончания.

Источник


TOP