FORGOT YOUR DETAILS?

10 смертных грехов докладчика на конференции

by / Monday, 05 December 2011 / Published in Риторика

Портал “Как сделать презентацию” публикует статью Радислава Гандапаса о 10 смертных грехах спикера на конференции и его рекомендации.

Конечно, деловая конференция — не передача «Народный артист» и не конкурс «Мисс Вселенная». Здесь не нужно становиться «первым». И сто раз можно согласиться с древними греками: «Хороший оратор не тот, о ком говорят: «Как хорошо он говорит», а тот, о ком говорят: «То, что он говорит — хорошо». Но если мы вспомним конференции, в которых были слушателями, станет очевидным, что помним мы только того, кто выступил лучше всех. Что же нужно сделать для того, чтобы спустя время другие также вспомнили именно наше выступление? Именно об этом и речь.

Чтобы не уподобляться самим авторам презентации, которые предпочитают говорить о том, что считают нужным вместо того, чтобы говорить о том, что хотела бы слышать аудитория, я провел среди своих друзей опрос на тему: «За что ты хотел застрелить докладчика на конференции». У меня получился список, как водится, из десяти основных грехов ораторов, достойных пули. То есть, смертных грехов. Прошу ознакомиться.

10 смертных грехов докладчика на конференции

1. Слишком много информации

2. Слишком мало информации по делу (как ни странно)

3. Слишком вяло

4. Слишком много о себе, мало о нуждах аудитории

5. Слишком много слайдов

6. На слайдах слишком много информации

7. Докладчик читает слайды, а не смотрит в зал

8. Докладчик не укладывается в регламент

9. Агрессивно отвечает на вопросы

10. Докладчик плохо одет

Чтобы не допустить грехопадения, давайте вместе поработаем над тем, как подготовиться и выступить с докладом, чтобы остаться в светлой памяти участников конференции. Мы не пойдем по пунктам обвинительного акта. Просто я обращу ваше внимание на те тонкости подготовки к докладу и выступления с ним, которые делают участие в конференции праздником для слушателей и триумфом для выступающего.

Первым делом

Первое, и как подтвердят спортсмены, музыканты, солдаты и докладчики, возможно, самое важное — настрой. Всегда бывает заметно, что докладчику хотелось бы сейчас быть в аське, а не на конференции. Это не только заметно, это передается аудитории. И ей тоже хочется в аську.

Чтобы правильно настроить себя с самого начала я рекомендую три способа. Они не новы.

1.«Это мой шанс!». Просто во время всего периода подготовки рассказывайте себе о том, какие преимущества дает вам выступление, какие возможности оно перед вами открывает. Даже если вам не светит повышение в должности, скажу по своему опыту, что самые продуктивные знакомства лично я завел именно участвуя в конференциях. А если и это вам до лампочки, то хотя бы согласитесь, что при подготовке доклада вы приводите в порядок собственные мысли, вырабатываете новые идеи. Вобщем, растет ваш профессиональный уровень.

2.«Вижу себя в свете славы!». Старый психотерапевтический прием, иначе называемый визуализацией. Время от времени (особенно эффективно перед отходом ко сну или сразу после пробуждения) представляйте свое выступление на конференции. Обратите внимание, как легко и непринужденно вы говорите с аудиторией, как внимательно вас слушают, улыбаются вашим шуткам, одобрительно кивают. Очень важно, чтобы вы отчетливо видели себя.

3.«Супер!». Название тупое, таков же и прием. Заключается в том, что нужно тупо говорить «Супер!» всякий раз, когда вспоминаете о предстоящей конференции.

Получить максимум

Второй шаг заключается в следующем. Чтобы верно подобрать информацию, шутки, аргументы и костюм, нужно сделать то же, что делают командиры, боксеры, врачи и докладчики — получить максимум информации о тех, с кем придется иметь дело. В нашем случае это — аудитория. Организаторы должны по первому требованию предоставить вам список участников, зарегистрированных на момент обращения. Чем четче вы будете понимать профессиональный уровень этих людей, уровень их ожиданий от вашего выступления, их общее настроение, тем вернее вам удастся подобрать нужную информацию и отсечь лишнюю.

Следующим пунктом определитесь, что вам понадобится для выступления. Действительно ли так нужна мультимедийная презентация, или можно обойтись флип-чартом (уверяю вас, если вы пойдете против шаблона, это только вызовет дополнительный интерес). Можете ли вы показать небольшое видео или фото, какие-то образцы, что-нибудь, что можно пустить по рукам. Все это делает доклад очень увлекательным для слушателей. Хотя и менее академичным.

Набросать план

Вот теперь самое время набросать план выступления. Только пожалуйста, не бросайтесь писать текст доклада. Этого вообще в современном бизнесе никто не делает. Я имею ввиду профессионалов, конечно. Доклад на конференции — не художественное чтение написанного текста, а разговор с аудиторией. Вспомните наиболее запомнившиеся вам выступления и скажите, что я прав. Поэтому приготовьтесь к тому, что писать текст мы вообще не будем. Пока просто пишем план.

В этом плане вы должны учесть следующее. Нельзя сразу набрасываться на аудиторию и оглушать ее цифрами и вас возвышающими фактами. Нужно сначала установить с ней контакт.

Расскажите, почему именно вы именно сейчас выступаете именно с этой темой. Чем именно эта тема может быть интересна участникам.

Расскажите о себе чуть подробнее, чем о вас сказано в программе конференции.

Расскажите, что вас тревожит, что вызывает трудности.

Выразите удовлетворение, что имеете редкую возможность выступить перед коллегами и поделиться с ними опытом в обмен на их опыт. Это позволить аудитории привыкнуть к вам, почувствовать вас, а вот тогда уже можно и за дело. Пожалуйста, если вы используете слайды, не начинайте их показ, пока устраиваете с аудиторией вступительное бла-бла-шоу.

Если регламентом конференции предусмотрена возможность отвечать на вопросы аудитории (уточните это заранее), отведите на это в плане столько минут, сколько считаете нужным. Но учтите, что после ответов на вопросы нельзя ограничиться фразой: «Ну если вопросов больше нет, то у меня все…». Это убого и недостойно любого докладчика. После ответов на вопросы нужно поблагодарить аудиторию за активность, выразить надежды, пригласить к более тесному знакомству, пошутить. На это тоже понадобиться время. Кстати, о времени. Планируя выступление знайте, что в реальности всегда случаются накладки, задержки, импровизации. Поэтому если регламентом отводится 40 минут, готовьте выступление на 30, не прогадаете.

А теперь первая неожиданность. Подготовка доклада должна не более, чем на 50% состоять из работы над его содержанием и не менее, чем на 50% из репетиций. Да-да, именно из репетиций. Я понимаю, что мы не в театре. Но и солдаты проводят учения, и боксеры проводят тренировки, медсестры делают поначалу уколы в пластмассовые попы. Вот и мы должны тренироваться. Но! Не откладывайте первую репетицию на тот момент, когда доклад полностью сложится. Тогда уже трудно будет что-либо менять. А первые репетиции служат тому, чтобы с самого начала можно было правильно доклад организовать. Итак, по наброскам плана попытайтесь провести прогончик. Даже не вслух. И засеките время.

При подготовке презентации постоянно держите в голове следующий пример. Некий кавалер, желая понравится даме, стал себя хвалить. Рассказывал о своих боевых заслугах, об отношении к себе товарищей, о своих привычках и странностях. За вечер все о себе рассказал. А больше и не нужно. Ибо дама с ним встречаться впредь не пожелала. Почему? Что сделал этот кавалер не так? Верно, он говорил о себе и только о себе. А нужно было, конечно, говорить о даме. Только таким образом можно прослыть прекрасным собеседником и интересным человеком. К чему этот пример, догадаться нетрудно. Постоянно задавайте себе вопрос, не стали ли вы похожи на этого кавалера. Не слишком ли вы увлекаетесь рассказами о своих трудовых подвигах? Достаточно ли вы уделили внимания в докладе тому, чтобы люди, сидящие в аудитории получили информацию, которую могут использовать в своей работе?

Если ответ утвердительный, то теперь можете скорректировать план и начинать оформление слайдов. Это и иллюстративный материал и шпаргалка одновременно.

Оформление слайдов

Вы хорошо знаете, что если на одном слайде слишком много информации, она не воспринимается вообще. То есть, участники презентации видят слова, но не читают их. Перед ними сплошное полотно из цифр. Слайд призван лишь зафиксировать ключевые моменты, проиллюстрировать, а не продублировать то, что вы говорите. Возьмите себе за правило писать на одном слайде не более тридцати слов. Для русского языка это предел. Если готовите слайды на английском — достаточно двадцати.

Как вы знаете, образы легче воспринимаются и проникают в подсознание через меньшее количество фильтров. Все, что можно отобразить с помощью символов, отражайте с помощью символов. Не бойтесь, что презентация станет выглядеть легкомысленной.

Не перегружайте аудиторию частой сменой слайдов. В такой гонке рассчитывать на внимание и запоминание невозможно. Этот принцип напомнит вам о том, что на двадцать минут презентации должно приходиться не более семи-восьми слайдов. Все, что вы сделаете сверх того уйдет тут же в корзину.

На одном слайде нельзя использовать более трех шрифтов. При этом учтите, что курсив и жирный варианты являются в этом случае отдельным шрифтом. Вы наверняка видели рекламу в дешевых газетах, она пестрит разнообразными шрифтами. Ну и как она воспринимается? То же касается и цвета. Недопустимо использовать более трех цветов. Синий и голубой при это считаются разными цветами. Тут дело не только во вкусе или эстетике. Речь идет о восприятии информации. А цвет — тоже информация. Для успокоения по этому пункту скажу, что элементы оформления, общие для всех слайдов в счет не идут. Я имею ввиду логотипы и другие элементы фирменного стиля.

Теперь, когда готовы слайды, время провести еще одну репетицию. И снова с зачетом времени. Вы можете сделать это дома или в офисе, но важно, чтобы это прошло без свидетелей. Ибо в этот раз уже придется говорить в голос. Разумеется, вам не понравится то, что получилось. Это нормально. Теперь вы можете внести коррективы в текст, содержание и оформление слайдов, распределение времени на отдельные части доклада. Помните, что даже во время репетиции нужно задавать себе вопросы и отвечать на них.

Как провести последний день перед выступлением? А как проводят ночь перед боем солдаты, как проводят последний сутки перед соревнованиями спортсмены? Они отдыхают. То же должны делать и вы. Понятно, что наша неорганизованность часто приводит к тому, что основная подготовка к выступлению в последний день только начинается. Но если вы следовали моим рекомендациям, этого случиться не должно.

Итак, в последний день вы должны оставить презентацию и подготовить свой боевой набор. С собой у вас должны быть:

две ручки

50 визиток

карманный блокнот

ноут-бук + (!!!) копия презентации на флеш-карте или диске

губка, которой можно вытереть обувь

косметика, расческа и другие штучки, которые вам нужны, чтобы привести себя в порядок перед выступлением

прочий реквизит, который вы заготовили

Именно в этот день сходите к парикмахеру и косметологу. Зайдите в солярий. Сходите на тренировку, если практикуете спорт. Именно накануне, а не в день выступления. Подышите воздухом, прогуляйтесь. Назавтра у вас будет свежий вид. Вы будете энергичны и людям захочется вас услышать. Разумеется, в этот день лучше воздержаться от алкоголя, переедания и посиделок допоздна. В том числе, на рабочем месте.

Как одеться на выступление?

В старом фильме герой говорил: «Экзамен для меня всегда праздник». Вот и у аудитории должно сложиться впечатление, что выступление на конференции для вас — праздник. Более праздничной одежду делает использование контрастных цветов. Откажитесь от бежевого и серого цветов в костюме, предпочтите им темно-синий, черный. Контрастировать с цветом костюма должна белая, розовая, или голубая сорочка. Особое внимание уделите обуви — она должна быть безупречной. Но не новой! Новая обувь может вызывать дискомфорт в первые дни носки, а это вам ни к чему. Лучше, если и другие элементы одежды не будут вами одеты впервые на конференцию.

Верю, что мне даже и не нужно говорить о том, что джинсы, спортивная обувь, майки и куртки на конференцию одевать категорически нельзя. Впрочем, вы можете мне возразить: «А как же Евгений Чичваркин (Евросеть), или Самвел Аветисян (Тинькофф)? Ведь они одевают именно то, что нельзя!». А я отвечу, что когда вы будете Чичваркиным или Аветисяном, сможете выходить на сцену в домашних тапочках, халате и с кошкой на руках. И все будут вас слушать открыв рот. И кроме того, все будут думать, что это вы специально так нарядились, что это часть какого-то замысла. Впрочем, в отношении этих господ вы и сейчас так думаете.

Ну что, туфельки начистили, пиджачки-рубашечки погладили? Теперь проследите, чтобы в карманах не оказалось айпода, толстого бумажника или телефона. Они уродливо оттопыривают карманы и делают вас смешным. Найдите в зале человека с лицом, вызывающим доверие и попросите его подержать ваше сокровище, пока вы не закончите выступление.

И вот торжественный день настал

Проснувшись, не налегайте на кофе, не курите слишком много. Завтракайте неплотно, избегая жирного и соленого. Почему? Все это обезвоживает организм. Когда вы будете волноваться (а вы будете волноваться), обезвоживание будет вам сильной помехой. Выпейте свежевыжатого сока. А вот энергетических напитков на основе таурина — не нужно. Они вызывают выброс адреналина и кортизола в кровь и перед выступлением от этого у вас может волнение зашкалить. Не будем рисковать.

Выходите из дому так, чтобы приехать на конференцию одним из первых. Это позволит вам освоиться, почувствовать себя как дома. Улучите момент, чтобы подняться на сцену и походить по ней, привыкнуть к яркости осветительных приборов. Попросите разрешения сказать несколько слов в микрофон, пока никого нет в зале. Познакомьтесь с организаторами и ведущим. Договоритесь о том, как вас лучше представить. Найдите в зале уже знакомых вам людей, или заведите новое знакомство. Поболтайте немного. Ни в коем случае не залезайте в компьютер, как улитка в раковину. Будьте среди людей, осваивайтесь. Уже сейчас вы формируете пул потенциальных приверженцев.

Когда конференция началась, будьте в зале, внимательно слушайте другие доклады, делайте пометки. Всегда шикарно смотрится, когда докладчик в своем выступлении ссылается на те или иные выступления своих коллег.

Вас объявили

Выходите на сцену с доброжелательным выражением лица. Выходя из зала, вы можете поприветствовать жестом ваших старых или новых знакомых, даже сказать пару слов. Во время выхода вы уже не можете что-либо поправлять или застегивать. Все должно быть уже поправлено и застегнуто. Заняв свое место за трибуной, или у микрофона, сделайте небольшую паузу, оглядите зал, будто прочерчивая глазами букву «V», и только после этого начинайте. Мы уже обсуждали, каким может быть начало, поэтому дальше все должно идти по плану.

Только пожалуйста, не увлекайтесь и помните, что вы выступаете перед людьми и для людей. Поэтому постоянно поддерживайте с ними зрительный контакт. И не только с первыми рядами, но и со всеми, сидящими в зале. Не поворачивайтесь к экрану надолго. Вы можете только на секунду повернуться вполоборота. Не бубните пафосным монологом своего доклада, разговаривайте с аудиторией, тормошите ее неожиданными вопросами, приглашайте к взаимодействию. Помните, что доклад — это не выступление чтеца на вечере ветеранов, а живой разговор.

И даже когда наступит время задавать вопросы, не упускайте инициативы. Управляйте их поступлением, сами выбирая того, кто задаст следующий вопрос. Не стесняйтесь признаваться в том, что не владеете информацией по какому-то вопросу. Вы не обязаны знать всего на свете. Получив вопрос, отвечайте всем, сидящим в зале, а не только задавшему.

Отвечайте только на вопросы. Не ввязывайтесь в перепалки. Не давайте ответ на суждения или выражения сомнения. В таких случаях всегда уточняйте у говорящего, в чем заключается его вопрос. Если этого не делать, доклад грозит превратиться в дискуссию. Причем, докладчику в этой дискуссии может не найтись места.

Если хотите уважительного отношения к себе со стороны аудитории, проявляйте это уважение первым. В частности, это может выражаться в том, что вы не перебиваете задающего вопрос, а слушаете его до конца. Если даже вам уже с первых слов стало понятно, в чем суть вопроса — не перебивайте спрашивающего, не начинайте отвечать, не дослушав, не торопите его. Пожалуйста, не отвечайте на вопрос, если не поняли, о чем вас спрашивают. Это все равно не удовлетворит ни вас, ни аудиторию, ни спрашивающего. Вы имеете полное право уточнять до тех пор, пока не станет абсолютно понятно, что от вас хотят слышать.

Если вам указали на ошибку в докладе, не нужно биться за свою правоту, особенно если вы знаете, что неправы. Вежливо поблагодарите и сделайте комплимент. Пообещайте исправить ошибку к следующему выступлению. Если же ошибается сам критик, вежливо и доброжелательно объясните ему, почему на самом деле ошибки нет.

После выступления скажите те слова, которые мы с вами определили в плане как необходимые и так же энергично, как перед выступлением, пройдите к своему месту. Во время перерывов вам просто необходимо быть на виду, обмениваться визитками, отвечать на частные вопросы и предложения. После окончания конференции побудьте на неофициальной части, стараясь не «зависать» на одном собеседнике подолгу. Будет невредно, если вы заведете знакомство со всеми остальными докладчиками. Они охотно на это пойдут.

Спустя день после окончания конференции отправьте письма всем, кто дал вам визитки. А на досуге поразмышляйте над тем, что вам удалось, а что нет. Что можно улучшить к следующему разу. Помните, что каждое выступление — лишь репетиция следующего. Еще более успешного.

Источник


TOP